⚙️Hur aktiverar jag e-signering via Verified i HRM?

💻Här finns en beskrivning av arbetsflödet gällande digital signering av dokument i HRM. 

 

Innehåll
Aktivera licens
Programlänk - Aktivera integration
Välj dokument för e-signering
Behörighet

 

Integration till Verified

Med denna modul kan du i HRM skicka Anställningsavtal, HR-blanketter och CV för digital signering i Verified och slipper på så sätt hantering av papper och manuella underskrifter. Chefer och HR med flera får i HRM en komplett översikt över alla pågående och signerade dokument och behöver därför inte arbeta i flera system med hanteringen. 

Verified sköter e-postutskick till alla som ska signera, påminnelser om dokument som ännu inte signerats samt hantering av den tekniska signeringen. Alla dokument finns tillgängliga både i HRM och Verified.

Aktivering – steg för steg

Licens

För att aktivera funktionen för e-signering måste du först aktivera licensen E-signering i HRM. Under Administration – Allmänt – Företag ser du att ditt företag har licensen:

 

Programlänk

För att aktivera funktionen för e-signering måste du först skapa en programlänk till Verified. 

Gå till Administration – Inställningar – Import/export – Programlänkar.

1. Välj programlänk Verified
2. Ange namn, t.ex. Verified 
3. Lägg in URL https://app.verified.eu 
4. Här anger du den användare i Verified som Flex HRM ska använda för kommunikation med Verified. Vi rekommenderar att du här anger ett administratörskonto som har tillgång till alla HR-relaterade dokument i Verified. Alla dokument som skickas för signering från Flex HRM kommer vara kopplade till detta konto i Verified. För att status på dokumenten ska kunna visas i Flex HRM måste denna användare komma åt status på alla dokument. 
5. Klicka på knappen Test för att se att du får en anslutning till Verified. Du ser längst ner i högra hörnet om du lyckades eller inte.
6. Du behöver ange ett CompanyId för att dokumenten ska komma till rätt företag i Verified. När du loggat in i Verified hittar du detta id i url:en efter likhetstecknet. Har du fler företag upplagda i Verified hittar du dem där under menyn Grupp. Lägg då respektive CompanyId i motsvarande företags programlänk i HRM.
   
   
   
   
7. Ange hur många dagar före deadline som Verified ska skicka en påminnelse till mottagaren. 
8. Spara enbart kopior av signerade dokument – se separat rubrik nedan.
9. Välj vilken eller vilka signeringsmetoder ni använder er av.
10. Ange vilka standardvärden som ska synas varje gång du ska skicka dokument för signering. Dessa går att ändra för varje signering dvs. standardvärden är bara ett förslag. 
    
    

 

 

 

Spara enbart kopior av signerade dokument

Alla e-signerade dokument i Flex HRM är egentligen en länk till dokumentet som ligger hos Verified. Funktionen att spara kopior av dokumenten kan vara användbar om du enbart vill ha dokumenten sparade i Flex HRM och inte hos Verified. Det kan även användas vid byte av e-signeringsleverantör, då du kan spara ner era signerade dokument med den befintliga leverantören före bytet. Sparar du inte ner dem innan bytet kommer dokumenten (egentligen länken till dokumenten) att försvinna i Flex HRM när programlänken inaktiveras. Så länge du har möjlighet att aktivera programlänken igen kan du få tillbaka länkarna till dokumenten för att sedan kunna spara ner kopior av dem enligt nedan.

 

Välj dokument för e-signering

För att kunna skicka ett anställningsavtal eller HR-blankett för digital signering som beskrevs tidigare måste du först aktivera detta i inställningarna för dokumentet. 

1. Gå till Administration – Inställningar – Personal – HR-blanketter. (du styr på så sätt vilka dokument som får skickas för e-signering, då det blir en löpande kostnad per signering.)
2. Bocka i Kan skickas för e-signering på de dokument som är aktuella för det.
3. Bocka i Tillåt ned- och uppladdning av mall innan e-signering i de fall du vill kunna redigera ett dokument innan det skickas.

 

Behörighet 

Ställ in nedan behörighet för e-signering på de roller som ska kunna se översiktsvyn för e-signering.