⚙️Exporter - Hur skapar och hanterar vi exportmallar för att få ut data från Flex HRM?

Exporttyper
Skapa en exportmall
Exportera data
Schemalägga exporter

Exportmallar

Via exporter kan du enkelt och snabbt få ut data från olika datakällor. Det finns ett antal olika exporttyper att använda för att exportera data från Flex HRM.

Alla användare som har behörighet till Beabetningar > Servicerutiner > Export kommer åt alla skapade rapporter och alla anställda. 

Utdatan fås i form av rådata i Excel- eller textformat. Till skillnad från Statiskcentralen får man inga grafiska utskrifter eller jämförande urval.

---

Exporttyper

I Flex HRM finns det flera olika exporttyper som du kan använda för att hämta ut data.

• Tidrapporter: Hämtar data från tidrapportsposter. Här bör ditt urval innehålla status och datumintervall.

• Fakturaunderlag: Exporterar data som är frisläppt för fakturering. Detta kräver att data först har frisläppts.

• Fakturaunderlag (SIE4): Skapar ett fakturaunderlag enligt standardformatet SIE4 med frisläppt data.

• Anställda/Användare: Hämtar data från anställda- och användarregistret. Här bör ditt urval innehålla status (aktuella och/eller slutade anställda), och även att endast inkludera nya eller uppdaterade sedan den senaste exporten (om du tänker schemalägga exporten).

• Reseräkningar: Exporterar transaktioner från reseräkningar.

• Frånvaro (från Time): Hämtar ut frånvaro från frånvarofunktionen.

• Anställda/Användare (Hogia HR IPA): En egen exporttyp anpassad för inläsning till Hogia.

• Anställda Tabeller: Hämtar data från tabeller som har skapats i anställdaregistret via egna fält.

• Konteringar: Exporterar register som projekt och kostnadsställe.

• Bokföring av lönekostnader: Här kan du anpassa din bokföringsfil för att passa ditt ekonomisystem, om du inte kan använda standardformatet SIE4.

• Kontokortstransaktioner: Exporttyp för dig som läser in kontokortstransaktioner.

• Löneunderlag till COINS: COINS är ett system som ägs av Försäkringsgirot och som hanterar försäkringsadministration så som pensionsförsäkringar. För att de ska kunna göra sina beräkningar behöver de underlag från lönesystem vilket överförs via en XML-fil enligt COINS-format. 

• Fackförbundsavgifter: Skapar en fil som redovisar fackavgifter per person för de företag som betalar in avgiften åt sina anställda.

---

 

Skapa en exportmall

För att skapa en ny exportmall, gå till Inställningar > Import/Export> Exportmallar.

Klicka på knappen Ny, ge exportmallen ett namn och välj Exporttyp, alltså vilken datakälla rapporten ska baseras på.

Urval
Varje exportmall har möjlighet att tillhandahålla ett antal olika urval som kan användas för att begränsa vilken data som exporteras. Du kan till exempel göra urval på anställd, datum eller hemkonteringar.

Exportfält
Här anger du fältavgränsare och hur filen ska hantera decimaler. Om du till exempel väljer fält för anställningsnummer, förnamn, efternamn och ort, samt fältavgränsare semikolon (;) kommer utdata se ut så här:

1234;Anders;Karlsson;Karlstad

• Decimalavskiljare: Ange hur decimaler ska visas. Ett exempel är att använda en punkt som avgränsare, 10.10.

• Fältavgränsare och tecken: Bestäm avgränsningen mellan fält.

• Formatera personnummer: Bocka i rutan om personnummer är med i exporten. Gör att personnummer formateras utifrån standard. För svenska personnummer med bindestreck.

• Teckenkodning: Ändra denna utifrån format som önskas av mottagande system: UTF-8, ANSI, IBM437, UTF8 w/BOM.
• Sätt rubrik från fältnamn: Markera för att kolumnen Rubrik nedan ska fyllas automatiskt från fältnamn. Den går att ändra om du vill ha en annan rubrik för något fält.

Fält
Ange de fält som du vill ska skrivas till filen och hur de ska skrivas. För vissa fält, som till exempel datum, kan du välja hur det ska formateras. Klicka på info-i vid Text/Format för instruktion.

När du är klar med inställningarna, klicka på Spara.

---

Exportera data

För att exportera data, gå till Bearbetningar > Servicerutiner > Export.

1. Ge exporten ett namn.

2. Ange vad filen ska heta.

3. Välj den exportmall som du har skapat.

4. Välj Teckenkodning (UTF8, ANSI, IBM437 eller UTF8 w/BOM) beroende på vad det mottagande systemet kräver.

5. Gör eventuella urval för att begränsa exporten. Urvalsmöjligheterna ställde du in i exportmallen. 

6. Klicka på Exportera för att skapa filen.

7. Du får en notis när exporten är klar. Där kan du ladda ner filen. Den kan också laddas ner från loggen i exportvyn.

---

 

Schemalägga exporter

Du har också möjlighet att schemalägga export av data. Om du har skapat och sparat en export med önskade urval, kan du schemalägga den genom att gå till Inställningar > Import/Export > Schemalagda körningar.

1. Ge den schemalagda körningen ett namn.

2. Välj vilken export du vill schemalägga.

3. Ställ in hur ofta exporten ska köras samt ett klockslag.

4. Ställ in en fjärrmapp där exportfilen ska sparas. 

5. Spara.

Vid den tidpunkt du ställt in, till exempel dagligen kl. 08:00, kommer exporten att köras.