Hantering av skyddade personuppgifter i HRM
I artikeln hittar du information om hur Flex HRM har stöd för hantering av anställda med skyddade personuppgifter
Skyddade personuppgifter
Hanteringen av skyddade personuppgifter är ett oerhört viktigt område. Vi på Flex Applications vet att det kräver tydliga och säkra processer, både i systemet och hos dig som arbetsgivare.
Vi utgår från Skatteverkets tre skyddsnivåer när vi här talar om skyddade personuppgifter. Nedan beskriver vi hur HRM har stöd för att hantera dessa.
Skyddad folkbokföring (Stöds i HRM)
Detta är den vanligaste skyddsnivån. Den innebär att den anställde är folkbokförd på en annan ort än där hen faktiskt bor.
Vårt stöd
Systemet lagrar de adressuppgifter som du som arbetsgivare lägger in i personalkortet.
För en anställd med skyddad folkbokföring registrerar du helt enkelt den skyddade adressen (oftast en postboxadress från Skatteverket). Informationen är tillgänglig för behöriga användare enligt era uppsatta rutiner.
Fingerade personuppgifter (Stöds i HRM)
Detta är den starkaste skyddsnivån. Den innebär att den anställde har fått en helt ny identitet, med både nytt namn och nytt personnummer.
Vårt stöd
Eftersom personen har en helt ny och giltig identitet, registrerar du hen som en ny anställd i systemet med de nya personuppgifterna. Ur systemets perspektiv är detta en helt ny, unik individ som inte kräver någon särskild hantering.
Sekretessmarkering (Stöds inte av en specifik funktion i HRM)
En sekretessmarkering är en varningssignal i Skatteverkets register. Den visar att en särskild sekretessprövning måste göras innan uppgifter om personen får lämnas ut. Personen behåller sitt riktiga namn och personnummer.
Vår rekommendation och systemets begränsning
Flex HRM har i dagsläget inte ett specifikt, inbyggt systemstöd för att automatiskt hantera eller flagga för en sekretessmarkering.
En sådan markering ställer extremt höga krav på att begränsa åtkomsten till informationen. Detta gäller inte bara i personalregistret, utan i alla delar av ett integrerat HRM-system (som till exempel tidrapporter, reseräkningar, lönebesked och schemaläggning).
Att försöka skapa egna lösningar för detta i systemet, till exempel genom att manuellt begränsa behörigheter, är riskabelt och kan leda till att information exponeras av misstag. Vår nuvarande behörighetsstruktur är byggd för att vara flexibel för olika roller, men inte för den strikta och absoluta isolering som en sekretessmarkering kräver.
Ni som arbetsgivare behöver ha interna rutiner för hur ni ska hantera dessa personer.
Viktigt generellt råd
All personinformation, särskilt för personer med någon form av skydd, ska hanteras med högsta försiktighet.
Vi rekommenderar generellt att du är restriktiv med vilka medarbetare som har åtkomst till personuppgifter i Flex HRM. Se också över era behörighetsinställningar regelbundet.
Oavsett skyddsnivå vilar ett stort ansvar på dig som arbetsgivare att ha strikta interna rutiner.