Hur byter jag från Flex Lön till Flex HRM som master för personuppgifter?

Checklista inför bytet

Register att kontrollera

Skapa en kontrollrapport i Flex Lön

Viktigt att veta när Flex HRM är master

Steg-för-steg: Så här byter du master

Flex HRM – Byt master för personuppgifter

I denna artikel beskriver vi hur du ändrar så att Flex HRM blir master för personuppgifter istället för Flex Lön. Processen innebär att du först säkerställer att all information från Flex Lön har förts över till Flex HRM, innan du byter vilket system som styr.

I den här artikeln får du en genomgång av vad du behöver kontrollera, hur du genomför bytet och hur du säkerställer att allt fungerar som det ska.

Checklista inför bytet

Använd den här checklistan som ett stöd för att säkerställa att alla nödvändiga steg genomförs i rätt ordning.

Förberedelser

• Kontrollera att registret Personalkategori i Flex HRM stämmer överens med registret i Flex Lön (matchning sker på kod).
• Kontrollera att registret Anställningsform i Flex HRM stämmer överens med registret i Flex Lön.
• Säkerställ att korrekta e-postadresser finns registrerade på de anställda i Flex Lön.
• Kontrollera att fältet Befattning finns i både Flex HRM och Flex Lön.
• Exportera Clearing- och bankkontonummer från Flex Lön och importera till Flex HRM. Du kan med fördel använda en rapport från rapportredigeraren.

•  Kontrollera att inställningen för För- och efternamn i Flex Lön matchar den i Flex HRM.

• Säkerställ att Personmallarna i Flex Lön har samma namn och kod som Anställningsmallarna i Flex HRM.
• Gå igenom vilka fält som kan påverkas av synkroniseringen mellan systemen.
• Skapa eventuellt en uppgift i Flex HRM för att komma ihåg att manuellt fylla i Avgångsorsak i Flex Lön när en anställning avslutas.
• Bestäm vilka konteringar som ska skickas från Flex HRM till Flex Lön och tänk på eventuell konteringsfördelning.
• Om nyanställningsflöden är aktiverade i Flex HRM, avaktivera dessa tillfälligt under tiden du exporterar data från Flex Lön.

Överföring från Flex Lön

• Säkerställ att kryssrutan Använd Flex HRM webbservice är markerad i Flex Lön och att en användare med namnet FlexIntegrationHRM finns och är aktiv i Flex HRM.
• Testa att exportera EN anställd från Flex Lön till Flex HRM och kontrollera att resultatet ser korrekt ut.
• Exportera ALLA anställda från Flex Lön till Flex HRM och kontrollera resultatet.
• Avmarkera Export av personuppgifter i Flex Lön. Låt Export av saldo vara aktiv.
• Kontrollera att antalet anställda är detsamma i båda systemen.

Aktivera Flex HRM som master

• Gå till programlänken för Flex API i Flex HRM och välj Samtliga anställningsuppgifter under Överför anställningsuppgifter. Ställ eventuellt in ett urval om inte alla ska föras över.
• Kontrollera att synkroniseringen fungerar genom att tillfälligt ändra en adress på en anställd i Flex HRM och se att ändringen slår igenom i Flex Lön.

Register att kontrollera

Följande register synkroniseras mellan Flex HRM och Flex Lön. Det är därför viktigt att de stämmer överens för att integrationen ska fungera korrekt.

Personalkategori

Se till att registren för personalkategori är identiska i båda systemen.

• Kontroll i Flex HRM: Gå till Inställningar > Personalkategorier.

• Kontroll i Flex Lön: Gå till Inställningar > Personalkategorier.

Om en personalkategori från Flex HRM saknas i Flex Lön kommer den anställde att kopplas till standardkategorin (STD) i Flex Lön.

Anställningsform

Se till att registren för anställningsform är identiska i båda systemen.

• Kontroll i Flex HRM: Gå till Inställningar > Allmänt > Anställningsformer.

• Kontroll i Flex Lön: Gå till Inställningar > Anställningsformer.

Om en anställningsform som används i Flex HRM inte finns i Flex Lön, kommer den visserligen att skapas, men inställningar som rör LAS/AVA kommer att saknas.

E-post

Kontrollera att e-postadresser finns registrerade på de anställda i Flex Lön. Om en adress bara finns i Flex HRM kommer den att skrivas över och försvinna vid den sista exporten från Flex Lön. Säkerställ också att adresserna har korrekt format (med @ och .) för att undvika att exporten misslyckas.

För- och efternamn

Kontrollera inställningen för namn i Flex Lön under Inställningar > Styruppgifter > fliken Allmänt. Fältet får inte vara inställt på Odefinierad.

Personmallar och Anställningsmallar

Anställningsmallen i Flex HRM matchas mot personmallen i Flex Lön via mallens kod/nummer. Kontrollera att dessa stämmer överens. Uppgifter som skickas från Flex HRM har företräde framför mallens inställningar i Flex Lön.

Skapa en kontrollrapport i Flex Lön

Du kan skapa en rapport i rapportredigeraren i Flex Lön för att kontrollera uppgifter som anställningsnummer, namn, bankkonto, befattning och e-post och personalkategori.

1. Gå till menyn Arbeta med > Rapportredigeraren.

2. Ange ett ledigt nummer och ge rapporten ett namn.

3. Klistra in rapportkoden nedan i kodfältet och klicka på Spara.

Rapportkoden:

fdr023.anstnr AS anstnr,
fdr023.namn AS namn,
fdr023.bank AS bank,
fdr023l.bankkto_lon AS bankkto_lon,
fdr023l.befattning AS befattning,
fdr023.email AS email,
fdr023.email_privat AS email_privat,
fdr023l.perskatlon AS perskatlon
FROM fdr023
LEFT JOIN fdr023l ON fdr023.ftgnr=fdr023l.ftgnr AND fdr023.anstnr=fdr023l.anstnr 
WHERE #fdr023.anstnr#anstnr$OPT+TXT@ANST#A10# AND (fdr023.ftgnr = '¤FTG¤')
ORDER BY fdr023.anstnr, fdr023.namn, fdr023.bank

Klicka på Utför för att ta ut rapporten som du kan använda för dina kontroller.

Viktigt att veta när Flex HRM är master

Avgångsorsak

Avgångsorsak måste anges manuellt i Flex Lön. För att inte glömma detta kan du skapa en uppgift i Flex HRM som påminner dig när en anställning avslutas.

Sysselsättningsgrad

En sysselsättningsgrad i Flex HRM måste alltid ha ett startdatum, eftersom den informationen krävs vid överföringen till Flex Lön.

Konteringar

Det är möjligt att skicka hemkonteringar från Flex HRM till Flex Lön. Tänk dock på att Flex Lön kan hantera fördelning av konteringar (exempelvis 25 % på ett kostnadsställe och 75 % på ett annat), vilket Flex HRM inte kan. Om du aktiverar överföring av konteringar från Flex HRM kommer de att skriva över eventuella fördelningar i Flex Lön.

Notera också att Flex HRM har datumstyrning på konteringar, vilket Flex Lön saknar. En framtida konteringsändring i Flex HRM kommer alltså inte att slå igenom i Flex Lön direkt. Detta kan lösas genom att schemalägga en nattlig export som uppdaterar med aktuellt värde.

Byta anställningsnummer

Om du behöver byta anställningsnummer på en anställd är det viktigt att du följer stegen nedan för att undvika dubbletter.

1. Byt först i Flex Lön Börja med att ändra anställningsnumret i Flex Lön.

2. Ändra sedan i Flex HRM När ändringen är gjord i Flex Lön kan du ändra till samma anställningsnummer i Flex HRM. Nu matchar numren och systemen kan kommunicera korrekt.

Steg-för-steg: Så här byter du master

Här följer den praktiska rutinen för att synkronisera uppgifterna och byta masterdatasystem.

1. Exportera anställda från Flex Lön till Flex HRM

Först måste alla anställda, även avslutade, exporteras från Flex Lön. Detta för att Flex HRM ska få information om samtliga upptagna anställningsnummer och inte riskera att skriva över befintliga anställningar senare.

• Kontrollera i Flex Lön under Inställningar > Styruppgifter > Kommunikation > Anslutningar att kryssrutan Använd FLEX HRM webbservice är markerad.

• Börja med att exportera en enda anställd för att testa att allt fungerar som förväntat.

• Exportera därefter alla anställda från Flex Lön till Flex HRM.

2. Avaktivera Flex Lön som master

När alla anställda är exporterade och du har kontrollerat att uppgifterna stämmer i Flex HRM, gör du följande:

• Gå till Flex Lön och avmarkera Export av personuppgifter.

• Se till att Export av saldon fortfarande är markerad.

   

• Kontrollera att antalet anställda nu är detsamma i båda systemen. I Flex HRM ser du antalet under Personal och vyn Lista.

3. Aktivera Flex HRM som master

Nu är det dags att göra Flex HRM till master för personuppgifter.

• I Flex HRM, gå till Inställningar > Allmänt > Programlänkar.

• Ange uppgifterna för programlänken Flex API.

• Vid Överför anställningsuppgifter, välj Samtliga anställningsuppgifter.

• Om du inte vill att alla anställda ska föras över till Flex Lön kan du göra ett urval, till exempel baserat på anställningstyp.

4. Kontrollera funktionen

För att säkerställa att allt fungerar, gör en teständring.

• Ändra tillfälligt adressen på en anställd i Flex HRM och spara.

  

• Verifiera att den nya adressen syns korrekt i Flex Lön.

När du har genomfört dessa steg är processen klar och Flex HRM är nu master för personuppgifter.