Du som arbetsgivare ska vid olika tidpunkter under året rapportera anställningsuppgifter, årslöneuppgifter samt ledighetsperioder till KPA. Detta gör du i Flex HRM Payroll under Lön > Pension.
Olika typer av rapportering
Skapa underlag
Komplettera och ta bort underlag
Arbeta i vyn
Kontrollera underlaget
Skapa fil för rapportering
Olika typer av rapportering
Det finns tre olika typer av rapporteringar som ska göras vid olika tillfällen till KPA:
- Helårsrapportering
Denna rapportering är obligatorisk en gång per kalenderår och gäller endast anställda som tillhör avtalet KAP-KL. - Halvårsrapportering
Denna rapportering är obligatorisk och ska lämnas två gånger per år och gäller endast anställda som tillhör avtalet AKAP-KR. - Delårsrapportering
Löpande under året kan man göra delårsrapporteringar för valfritt intervall. Vanligt är att man gör rapporteringen varannan eller var tredje månad. Detta gäller både anställda som tillhör KAP-KL och AKAP-KR. Vid delårsrapportering ska man inte redovisa pensionsgrundande lön.
Skapa underlag
Det första steget i rapporteringen är att skapa ett underlag för de uppgifter som ska redovisas. Detta gör du genom att klicka på knappen Ny i knappraden.
Börja med att välja vilken typ av rapportering du vill skapa underlag för och ange därefter den period som ska rapporteras. Vid behov kan du även göra urval på specifika anställda.
När du klickar på knappen Skapa påbörjas arbetet med att skapa underlag. När underlaget är skapat ser du underlaget med statusen satt som Preliminär i vyn.
Komplettera och ta bort underlag
Om du hittat ett fel i underlaget kan du efter att ha rättat orsaken beräkna om underlaget för alla eller ett urval av anställda genom att klicka på knappen Komplettera och där göra önskat urval.
Du kan också ta bort en eller flera anställda från underlaget, eller radera hela underlaget och börja om, genom att använda knappen Ta bort och ange ditt urval.
Arbeta i vyn
Nästa steg är att kontrollera underlaget innan du skickar in uppgifterna till KPA. Detta gör du genom att granska underlaget i vyn.
Överst i vyn väljer du vilken rapportering (om du har fler än KPA) samt vilken redovisningsperiod du vill titta på. Tidigare redovisningar finns kvar och är enkelt tillgängliga.
I listan visas allt underlag som sammanställts och som kommer med i filen till KPA. Listan innehåller en rad per anställningsperiod vilket innebär att anställda med flera anställningar under rapporteringsperioden kan finnas på flera rader.
Ovanför listan finns ett sökfält där du kan söka på namn, anställningsnummer och personnummer.
Kolumnerna för pensionsgrundande lön och ledigheter kan du klicka på för att se mer detaljerad information. På så sätt kan du se hela underlaget som rapporteras för en anställd samtidigt som du får en överblick över de anställda.
Det finns två kolumner för pensionsgrundande lön. Den första visar den Pensionsgrundande lön som hört till radens anställningsperiod. Den andra kolumnen som heter Periodens totala pensionsgrundande lön visar hela underlaget för den anställde under redovisningsperioden vilket kan underlätta vid avstämning för anställda med många anställningsperioder.
Kontrollera underlaget
När underlaget är granskat markerar du underlaget som kontrollerat genom att klicka på knappen Markera som kontrollerad.
Statusen på underlaget ändras då till Kontrollerad, vilket innebär att underlaget nu är låst för ändringar. Datum, tid samt signatur för användaren som markerade underlaget som kontrollerat sparas ner på underlaget.
Om du hittar ett fel i ett kontrollerat underlag kan du ta bort kontrollmarkeringen igen. Då sätts statusen om till Preliminär, och du kan nu komplettera underlaget igen. När du därefter markerar underlaget som kontrollerat igen sätts en ny tidpunkt när underlaget blev kontrollerat för att du ska kunna se om filen som skickats in till KPA är skapad från det senast uppdaterade underlaget.
Skapa fil för rapportering
När underlaget är markerat som kontrollerat kan du skapa filen för redovisning till KPA. Detta gör du med knappen för Skapa fil i knappraden.
I dialogen som öppnas ser du vilken period som kommer med i filen innan den skapas.
När filen är skapad visas information om detta uppe till höger på sidan i form av en notis. Om något fel upptäckts när filen skapades visas information om det i notisen. Du kan se mer detaljer om vad som är fel genom att öppna loggfilen. Du kan välja att ladda ner filen för rapportering genom att klicka på länken enligt bilden nedan.
Du kan också se och hämta filen för rapportering samt komma åt felloggar genom att klicka på knappen Visa filer i knappraden. Här finns filen kvar till dess att du väljer att ta bort den från listan. Filerna visas för det underlag du står på i vyn.
Skicka in filen till KPA
När filen är skapad i Flex HRM laddar du ner den och skickar in den till KPA. Detta gör du genom att följa instruktionerna från KPA för rapportering via fil.
Relaterade artiklar:
Hur gör jag inställningar i HRM Payroll för att kunna rapportera till KPA (KAP-KL/AKAP-kr)?
Vilka uppgifter kommer med i rapporteringen till KPA (KAP-KL/AKAP-KR)?