Hur rättar jag redan inlämnad rapportering till Fora i HRM Payroll?

Extrautbetalning i redovisad period

Fel inställning på lönearter för pensionsgrundande lön

Skuld som inte kan kvittas mot senare lön (återbetalning)

Rättning av en felaktig uppmärkning

Rättning av felaktiga slutdatum

Situationer som kräver manuell hantering hos Fora

Rättelse av fel i tidigare rapportering till Fora

Den grundläggande principen för rapporteringen per månad till Fora är att allt som berör rapporteringsmånaden kommer med:

• pensionsgrundande lön som betalas ut under månaden
• uppmärkningskoder som avser anställningsperioder som pågår under månaden

Om du har upptäckt felaktigheter i inskickad redovisning till Fora ska du göra en rättelse på de felaktiga uppgifterna. Beroende på vad det är för typ av fel kan du behöva göra en rättelse i en redan inskickad rapporteringsmånad istället för att korrigera felet i en kommande period. Det är inte tillåtet att redovisa negativa belopp i något fält, vilket innebär att man inte kan göra vissa typer av korrigeringar i senare period. 

Nedan finns några exempel på olika situationer som kan uppstå och hur du löser dessa. 

Extrautbetalning i redovisad period

Om du gjort klart den ordinarie löneutbetalningen, skickat in redovisningen till Fora och därefter får reda på att det är något mer som ska betalas ut samma månad via en extrautbetalning gör du så här: 

1. Skapa en extra lönekörning för att göra de utbetalningar som ska med. 
2. Avräkna den extra lönekörningen. 
3. Ta bort kontrollmarkeringen på Fora-underlaget för aktuell redovisningsperiod. 
4. Räkna om Fora-underlaget för alla eller berörda anställda genom funktionen för att komplettera underlaget.  
5. När underlaget ser korrekt ut klarmarkerar du samt tar ut en ny fil med de rättade uppgifterna och skickar in till Fora. Uppgifterna i den nya filen kommer då att ersätta de tidigare redovisade.

Fel inställning på lönearter för pensionsgrundande lön

Om du efter en rapportering upptäcker att fel pensionsgrundande lön har rapporterats på grund av felaktiga inställningar på lönearterna, gör du så här:

1. Ändra inställningarna på lönearterna så att de är korrekta.
2. Ta reda på vilka månader som blivit felaktigt rapporterade. Du kan behöva kontakta Fora om rättningen gäller äldre perioder.
3. För varje berörd månad: ta bort kontrollmarkeringen för Fora-underlaget, komplettera underlaget och kontrollmarkera det igen när allt är korrekt. Skapa sedan en ny fil och redovisa till Fora.
   
   

Skuld som inte kan kvittas mot senare lön (återbetalning)

Om det uppstår en löneskuld som en anställd måste betala tillbaka, och som inte kan regleras genom avdrag på en kommande lön, kan du behöva rätta den tidigare rapporterade lönen till Fora.

Exempel:

En anställd får sin månadslön utbetald i september, och både redovisning av AGI till Skatteverket och pensionsgrundande lön till Fora har skickats in. Det visar sig därefter att den anställde har slutat utan att lönekontoret blivit informerat och hela månadslönen ska betalas tillbaka.

Gör så här:

1. Följ instruktionen för AGI för att skapa en extra lönekörning där återbetalningen korrigeras samt rättelse av AGI.
2. Ta därefter bort kontrollmarkeringen för Fora-underlaget, komplettera underlaget, och kontrollmarkera igen när allt är korrekt. Skapa därefter en ny fil och redovisa till Fora.
   
    

Rättning av en felaktig uppmärkning

Grundprincipen är att den sista rapporterade uppmärkningen för en anställd gäller. Vi går igenom några exempel på situationer och hur du kan göra en rättning. 

• En anställd saknade uppmärkning
  Om du vill lägga till en saknad uppmärkning för en anställd i en redan rapporterad period, börjar du med att lägga in en korrekt uppmärkning på den anställde. Därefter tar du bort kontrollmarkeringen på Fora-underlaget, kompletterar den anställde så att den korrekta uppmärkningen kommer med och kontrollmarkerar underlaget igen. Skapa sedan en ny fil och skicka till Fora. 

• Ändra tidigare rapporterad uppmärkning
  Om du har rapporterat en felaktig uppmärkningskod följer du samma arbetsgång som i punkten ovan. Notera att startdatumet för uppmärkningen som skickas till Fora kommer att gälla från det datumet, även om det är ett datum bakåt i tiden.
• En ny anställning börjar tidigare än tänkt
  Om du har rapporterat en uppmärkning från exempelvis den 25 januari, men anställningen istället börjar den 20 januari, ändrar du startdatumet för uppmärkningen. Därefter kompletterar du underlaget och skapar en ny fil som du skickar till Fora.   
• En ny anställning börjar senare än tänkt
  Om du har rapporterat en uppmärkning från exempelvis den 25 januari, men anställningen istället börjar den 30 januari, räcker det inte att ändra startdatumet i lönesystemet och skicka en ny fil. Det beror på att du inte kan ta bort redan inrapporterade uppmärkningar från ett visst datum via fil, bara lägga till eller ändra. Du måste därför logga in på Foras Mina sidor och ändra startdatumet där. För att undvika fel i kommande månaders filer behöver du även ändra startdatumet för uppmärkningen i lönesystemet. 
• En anställd skulle ha börjat men ångrar sig
  Om du har rapporterat en uppmärkning för en person som sedan aldrig påbörjade sin anställning måste du manuellt ta bort den anställde på Foras Mina sidor.

Rättning av felaktiga slutdatum

När man rapporterar slutdatum via fil är grundprincipen på Foras sida att ett slutdatum på en anställning  som ligger framåt i tiden kan ersättas genom att skicka in en fil med ett nytt slutdatum. Däremot kan man inte ändra ett slutdatum på en anställning efter att datumet som ligger bakåt i tiden via fil-rapportering. Då vi från lönesystemet endast rapporterar de slutdatum som infaller under rapporteringsmånaden innebär det att man väldigt sällan kan rätta ett slutdatum via fil. 

Nedan är några exempel om du rapporterat ett slutdatum för en anställd som du sedan behöver rätta. 

• Slutdatum för den anställde flyttas fram under samma månad
  Om du i slutet av januari för en anställd rapporterat ett slutdatum t.ex. 15 januari och därefter får information om att den anställde ska fortsätta arbeta till den 20 januari. Då slutdatumet ligger bakåt i tiden måste rättning föras manuellt hos Fora. 
• Slutdatum för den anställde tidigareläggs
  Om du i slutet av januari rapporterat ett slutdatum t.ex. 15 januari och därefter får information om att den anställde ska sluta redan den 10 januari. Då slutdatumet ligger bakåt i tiden måste rättning föras manuellt hos Fora.  
• Slutdatum för den anställde ska tas bort
  Om du i slutet av januari rapporterat ett slutdatum t.ex. 15 januari och därefter får information om att den anställde ska fortsätta arbeta. Du måste då ta kontakt med Fora för att ta bort det rapporterade slutdatumet. 

Situationer som kräver manuell hantering hos Fora

Vissa situationer går inte att lösa via fil från lönesystemet, utan kräver manuell hantering på Foras Mina sidor. Här är de vanligaste.

Anställda som saknar personnummer eller samordningsnummer

För att rapportera uppgifter till Fora för en anställd krävs ett personnummer eller samordningsnummer. Om du har anställda som saknar båda delar, behöver du kontakta Fora för att få hjälp med hur dessa ska hanteras. 

Nollställa en tidigare rapporterad lön

Om du har rapporterat en pensionsgrundande lön för en anställd, men det senare visar sig att lönen ska vara noll kronor, måste du ändra detta manuellt på Foras Mina sidor. En fil med lön på noll kronor tolkas som att inget underlag skickats in och ersätter därför inte det tidigare värdet. Detta gäller både pensionsgrundande lön och hänförlig lön. 

Ta bort en tidigare inskickad uppmärkning

Om du har rapporterat en uppmärkning för en period och det senare visar sig att den anställde inte har haft en anställning under hela den perioden behöver du manuellt ändra datumen på Foras Mina sidor. Rapportering av uppmärkning via fil kan bara användas för att lägga till eller ändra uppmärkning. Det går alltså inte att ta bort en uppmärkning för en period via fil. 

Några exempel på situationer då detta uppstår:

• En anställd skulle ha börjat t.ex. den 25 januari, men efter att uppmärkningen rapporterats flyttades starten av anställningen fram till den 10 februari. Här behöver du manuellt ändra startdatumet för uppmärkningen på Foras Mina sidor. 
• En anställd skulle ha börjat t.ex. den 25 januari, men efter att uppmärkningen rapporterats får du information om att den anställde inte kommer att börja anställningen. Här behöver du manuellt ta bort den anställde på Foras Mina sidor. 

Flera korta anställningar med uppehåll under samma månad

Det finns idag en begränsning i rapporteringen via fil till Fora som gör att man bara kan rapportera ett slutdatum per anställd och fil. Detta innebär att om du t.ex. har en anställning mellan 1-10 januari, och sedan ytterligare en anställning mellan 20-25 januari är det bara det sista slutdatumet, 25 januari, som kommer med i filen. 

Däremot går det att rapportera flera startdatum för uppmärkningen i filen, vilket innebär att man kan rapportera både 1 januari och 20 januari som startdatum för uppmärkning. Effekten blir då att Fora inte får information om att du inte hade någon anställning för tiden 11 - 19 januari, vilket leder till att försäkringar kommer att gälla även under den perioden. Om du vill undvika detta behöver du manuellt rapportera slutdatumen korrekt på Foras Mina sidor. 

Ändra eller ta bort ett tidigare inskickat slutdatum

När du rapporterar ett slutdatum via fil till Fora kan ett slutdatum framåt i tiden ersättas genom att skicka in en ny fil med det uppdaterade datumet. Det går däremot inte att ändra ett slutdatum som redan passerat via filrapportering. Eftersom lönesystemet bara rapporterar slutdatum som ligger inom den aktuella rapporteringsmånaden är det ovanligt att kunna rätta ett slutdatum via fil.

Om du har angivit ett felaktigt slutdatum och upptäcker det efteråt, eller om den anställde fortsätter sin anställning, behöver ändringen istället göras manuellt på Foras Mina sidor.

 

 

Relaterade artiklar:

Hur rapporterar jag pension till Fora månadsvis i HRM Payroll?