Skapa underlag
Komplettera
Ta bort underlag
Kontrollera underlaget
Skapa fil för rapportering
Skicka in filen till Fora
Fördjupad information om hur underlaget skapas och beräknas
Löpande arbete för rapportering till Fora
I januari varje år ska man rapportera löneunderlag för arbetare och tjänstemän till Fora. För arbetare ska uppgifter redovisas på individnivå, och för tjänstemän den totala lönesumman i företaget. Detta gör du i Flex HRM Payroll under Lön > Pension.
Skapa underlag
Första steget i rapporteringen är att skapa ett underlag för årets rapportering. Detta gör du genom att välja Rapportering till Fora och därefter klicka på knappen Ny i knappraden.
Här anger du vilket år löneunderlaget ska rapporteras för. Vid behov kan du även välja att göra urval på specifika anställda.
När du klickar på knappen Skapa påbörjas arbetet med att skapa underlag. När underlaget är skapat ser du underlaget med statusen satt som Preliminär i vyn.
Komplettera
Om du hittat ett fel i underlaget kan du beräkna om underlaget för alla eller ett urval av anställda genom att klicka på knappen Komplettera och där göra önskat urval.
Ta bort underlag
Vid behov kan du även ta bort ett underlag, eller en eller flera anställda, genom att klicka på Ta bort – antingen för att börja om från början eller om du inte längre vill spara underlaget.
Kontrollera underlaget
Nästa steg är att kontrollera underlaget innan du skickar in uppgifterna till Fora. Detta gör du genom att granska underlaget i vyn.
Överst i vyn väljer du vilken rapportering (om du har fler än Fora) samt vilken redovisningsperiod du vill titta på. Tidigare redovisningar finns kvar och är enkelt tillgängliga.
I listan visas underlaget för alla arbetare som sammanställts och som kommer med i filen till Fora. Ovanför listan vinns ett sökfält där du kan söka på olika uppgifter, såsom namn, personnummer och rapporterad lön.
Under listan av arbetare finns en sammanställning för arbetarnas och tjänstemännens totala löner. För tjänstemännen visas både en total lönesumma för alla tjänstemän samt en lönesumma för anställd VD.
För att kunna göra egna beräkningar på försäkringskostnaderna visas också hur stor del av lönen som överstiger 7,5 prisbasbelopp respektive 7,5 inkomstbasbelopp.
Du kan också exportera underlaget till Excel för att få detaljerad information om vilka anställda som kommit med, inklusive information för tjänstemannalönerna.
När underlaget är granskat markerar du underlaget som kontrollerat genom att klicka på knappen Markera som kontrollerad. Statusen på underlaget ändras då till Kontrollerad, vilket innebär att underlaget nu är låst för ändringar. Datum, tid samt signatur för användaren som markerade underlaget som kontrollerat sparas ner på underlaget.
Om du hittar ett fel i ett kontrollerat underlag kan du ta bort kontrollmarkeringen igen. Då sätts statusen om till Preliminär, och du kan nu komplettera underlaget igen. När du därefter markerar underlaget som kontrollerat igen sätts en ny tidpunkt när underlaget blev kontrollerat för att du ska kunna se om filen som skickats in till Fora är skapad från det senast uppdaterade underlaget.
Skapa fil för rapportering
När underlaget är markerat som kontrollerat kan du skapa filen för redovisning av arbetare till Fora. Detta gör du med knappen Skapa fil i knappraden. 
I dialogrutan som öppnas ser du vilken period som kommer med i filen. 
När filen är skapad visas information om detta högst upp till höger på sidan i form av notiser. Om något fel upptäckts när filen skapades visas information om det. Du kan se fler detaljer om vad som är fel genom att öppna loggfilen. Du kan även välja att ladda ner filen för rapportering genom att klicka på länken i notisen..
Du kan också se och hämta filen för rapportering samt eventuella felloggar genom att klicka på knappen Visa filer i knappraden. Här finns filen kvar till dess att du väljer att ta bort den från listan. Filerna visas för det underlag du står på i vyn.
Skicka in filen till Fora
När filen är skapad i Flex HRM laddar du ner den enligt ovan och skickar in den till Fora. Detta gör du genom att logga in på Foras hemsida och där följa instruktionerna för rapportering av arbetare via fil. Lönesumman för tjänstemän knappas in manuellt i Foras inrapportering.
Fördjupad information om hur underlaget skapas och beräknas
Nedan hittar du detaljerad information om hur underlaget skapas i systemet.
Vilka anställda tas med i underlaget till Fora?
En anställd tas med enligt följande villkor:
- Den anställde är markerad med kategorin Arbetare, Tjänsteman, eller Tjänsteman – Anställda VD.
- Personnummer finns angivet för den anställde. För personer med flera anställningsnummer kommer dessa slås ihop om de tillhör samma kategori.
- Om den anställde är över 65 år vid rapporteringsårets ingång krävs att den anställde har en markering för Avtalspension efter 65 år (SAF-LO).
Beräkning av löneunderlag
Den lön som rapporteras är summan av utbetald lön under rapporteringsåret. De lönearter som räknas med i underlaget är de som är markerade som Fora – Avser lön.
Om du har valt att ingående värde ska hämtas från en ackumulator hämtas ingående värde för gällande rapporteringsperiod.
För anställda som fyllt 65 år under rapporteringsåret gäller följande:
- Om den anställde är en arbetare med överenskommen avtalspension efter 65 år räknas all utbetald lön under året.
- För anställda som inte har avtalspension efter 65 år men fortsätter att jobba gäller att lön fram till månaden innan man fyllt 65 år rapporteras.
- För anställda som inte har avtalspension efter 65 år och som slutar samma månad man fyller 65 år tillämpas regeln man valt i företaget.
Löneunderlaget summeras per personnummer under förutsättning att de olika anställningsnumren tillhör samma kategori. För anställda med delad tjänst där den ena ska räknas som arbetare och den andra som tjänsteman behöver man således lägga upp de olika tjänsterna med olika anställningsnummer.
Startdatum, slutdatum och uppmärkningskod
För anställda som börjat en anställning under rapporteringsperioden redovisas det första anställningsdatumet. För anställda som slutat rapporteras det sista slutdatumet.
För anställda som tillhört olika uppmärkningskoder under året redovisas det sista man tillhört.
Relaterade artiklar:
Vilka inställningar krävs för att göra årsvis rapportering till Fora i Flex HRM Payroll?