Förberedelser: Ange organisatoriska enheter
Innan du kan bygga trädet behöver du ställa in vilka konteringsdimensioner som ska fungera som organisatoriska enheter. Det är dessa enheter som kommer att utgöra de olika nivåerna och grenarna i ditt organisationsträd.
Bygg själva organisationsträdet
När du har ställt in dina konteringsdimensioner kan du börja bygga strukturen.
Det gör du under Inställningar > Personal > Organisationsträd.
Gör så här för att skapa en ny del i trädet:
-
Klicka på Ny.
-
Välj Övernivå, konteringsdimension, kontering, eventuell rubrik och befattningshavare.
-
Spara.
När du skapat en del i trädet kan du sedan skapa undernivåer i trädet.
I exemplet nedan har arbetsplats "HK -Örebro" lagts till som en undernivå till "Stab".
Du kan enkelt flytta en enhet i trädet genom att klicka, dra och släppa den på önskad plats (drag and drop). I bilden ser du hur marknadsavdelningen flyttas i trädet från "HK - Örebro" till "GBG".
Högst upp på sidan kan du förhandsgranska för att se hur trädet ser ut medan du bygger det.
Så fungerar hierarkin i trädet
Om flera delar (noder) i trädet ska ligga under varandra, kopplar du ihop dem genom att ange en Övernivå.
Det är viktigt att komma ihåg att en anställd som ska synas i en nod längst ner i en nod måste tillhöra samtliga överliggande organisatoriska enheter i samma gren.
Exempel: I bilden nedan har trädet tre nivåer:
-
Nivå 1: Stab
-
Nivå 2: HK - Örebro
-
Nivå 3: Ekonomi
För att den anställda ska synas när du klickar på Ekonomi, måste hen tillhöra både Stab, HK-Örebro och Ekonomi. Se exempel nedan där anställd 6 syns under Ekonomi.
Koppla anställda till organisationsträdet
För att en anställd ska visas korrekt i organisationsträdet måste du ange hens organisatoriska tillhörighet. Det gör du under fliken Kontering i Anställdaregistret.
Om du inte anger några konteringar på en anställd kommer hen inte att synas i någon av trädets noder, utan endast under den översta nivån för företaget.
Extern personal
I översta nivån för företaget ser du externa, dvs. de som är markerade med anställningstyp Extern personal i anställdaregistret. Extern personal syns inte i trädets undernivåer.
Lägg till VD högst upp i trädet
Om du vill att företagets VD ska visas högst upp i strukturen, direkt under företagsnamnet, anger du detta under Allmänt > Företag.
Hitta anställda som saknar tillhörighet
För att enkelt hitta anställda som ännu inte är kopplade till en del i organisationsträdet kan du gå till Anställdaregistret > Lista och klicka på Saknas organisationstillhörighet.
Börja använda organisationsträdet
När ditt organisationsträd är färdigbyggt kan du börja använda organisationsschemat på startsidan och få en tydlig organisationsöversikt i systemets olika vyer.
Här kan du läsa mer om hur du använder organisationsöversikten.